Каждому гарантируется право на свободу мысли и слова, на свободное выражение своих взглядов и убеждений. Каждый имеет право свободно собирать, хранить, использовать и распространять информацию устно, письменно либо иным способом – по своему выбору.
Статья 34 Конституции Украины

Главная
Аналитика Политика Россия Украина В мире Разное

Как создать архив в компании?

Как создать архив в компании?

Несмотря на то, что мы живем в XXI веке и многие операции уже давно делаются в электронном виде, бумажную волокиту никто так до конца и не отменял. Поэтому у всех компаний рано или поздно скапливаются настоящие залежи бумаг. И если не вести дела аккуратно и пунктуально, то в итоге получается настоящий хаос.

Для того, чтобы все документы были в порядке, нужно создать архив. Как это сделать? Самый простой вариант — обратиться к профессионалам. Они быстро обработают имеющиеся бумаги, сформируют архив документов организации и научат вас поддерживать его в рабочем состоянии.

Если же вы хотите самостоятельно создать архив, то вам потребуется следующий алгоритм действий.

Изучение законодательной базы

Первым делом нужно понять, а что вообще подлежит хранению. Каждая бумага имеет свой «срок годности». Поэтому для начала нужно изучить законодательство на предмет того, какой тип документов и сколько должен храниться.

Разбор завалов

После этого можно приступать к анализу документов. У профессионалов этот процесс называется оценкой научно-практической ценности. Попросту говоря, вы перебираете все бумаги и оцениваете, отправятся ли они в архив или на помойку.

В процессе отбора вероятно обнаружатся утраченные файлы: те, которые должны быть по логике делопроизводства, но которые оказываются потерянными или поврежденными. Вам обязательно нужно составить список и потом восстановить все.

Систематизация

Все то, что вы отобрали для дальнейшего хранения, нужно систематизировать. Бумаги обычно делят по типу и по сроку хранения. Для каждой группы выделяют специальную папку.

В архивном деле есть определенные правила систематизации, вы можете следовать им, а можете продумать собственный порядок, так, как будет удобно вам. В этом случае лучше прописать правила, чтобы хранилище и дальше пополнялось по тому же принципу.

Уничтожение ненужного

В компаниях, где никогда не вели архив, как правило, хранится много лишнего. Иногда годами лежат даже простые черновики. Все эти килограммы бумаги можно просто вынести на помойку. Но это неэкологично и небезопасно с точки зрения охраны информации. Лучше всего сдать эту бумагу на переработку. Это можно сделать самостоятельно, а можно тоже доверить профессионалам. Организованное уничтожение документов проводится в конфиденциальной обстановке.

Создание каталога

Это очень важный этап, который нельзя пропускать ни при каких условиях! Архив должен быть каталогизирован. Иначе это будет просто склад макулатуры. Все папки нумеруют и подписывают, а в каталоге делают подробную опись того, где и что находится. Каталог должен быть логичным и понятным, чтобы в случае необходимости вам было легко найти нужный файл.

Каталоги удобно делать в электронном виде в специальных программах. Но время от времени их нужно обязательно распечатывать.

473

Похожие новости
15 февраля 2018, 09:59
17 февраля 2018, 10:33
15 февраля 2018, 16:28
18 февраля 2018, 09:17
20 февраля 2018, 09:48
20 февраля 2018, 09:53

Новости партнеров
 

Новости партнеров

Популярные новости
18 февраля 2018, 19:45
15 февраля 2018, 10:15
16 февраля 2018, 09:45
18 февраля 2018, 13:45
14 февраля 2018, 13:15
17 февраля 2018, 19:45
17 февраля 2018, 17:45

Интересное на сайте
09 ноября 2012, 10:50
27 мая 2013, 12:16
17 мая 2011, 11:31
13 мая 2011, 16:08
22 августа 2012, 10:54
18 марта 2012, 12:19
28 апреля 2011, 16:31