Каждому гарантируется право на свободу мысли и слова, на свободное выражение своих взглядов и убеждений. Каждый имеет право свободно собирать, хранить, использовать и распространять информацию устно, письменно либо иным способом – по своему выбору.
Статья 34 Конституции Украины

Главная
Аналитика Политика Россия Украина В мире Разное

Как создать архив в компании?

Как создать архив в компании?

Несмотря на то, что мы живем в XXI веке и многие операции уже давно делаются в электронном виде, бумажную волокиту никто так до конца и не отменял. Поэтому у всех компаний рано или поздно скапливаются настоящие залежи бумаг. И если не вести дела аккуратно и пунктуально, то в итоге получается настоящий хаос.

Для того, чтобы все документы были в порядке, нужно создать архив. Как это сделать? Самый простой вариант — обратиться к профессионалам. Они быстро обработают имеющиеся бумаги, сформируют архив документов организации и научат вас поддерживать его в рабочем состоянии.

Если же вы хотите самостоятельно создать архив, то вам потребуется следующий алгоритм действий.

Изучение законодательной базы

Первым делом нужно понять, а что вообще подлежит хранению. Каждая бумага имеет свой «срок годности». Поэтому для начала нужно изучить законодательство на предмет того, какой тип документов и сколько должен храниться.

Разбор завалов

После этого можно приступать к анализу документов. У профессионалов этот процесс называется оценкой научно-практической ценности. Попросту говоря, вы перебираете все бумаги и оцениваете, отправятся ли они в архив или на помойку.

В процессе отбора вероятно обнаружатся утраченные файлы: те, которые должны быть по логике делопроизводства, но которые оказываются потерянными или поврежденными. Вам обязательно нужно составить список и потом восстановить все.

Систематизация

Все то, что вы отобрали для дальнейшего хранения, нужно систематизировать. Бумаги обычно делят по типу и по сроку хранения. Для каждой группы выделяют специальную папку.

В архивном деле есть определенные правила систематизации, вы можете следовать им, а можете продумать собственный порядок, так, как будет удобно вам. В этом случае лучше прописать правила, чтобы хранилище и дальше пополнялось по тому же принципу.

Уничтожение ненужного

В компаниях, где никогда не вели архив, как правило, хранится много лишнего. Иногда годами лежат даже простые черновики. Все эти килограммы бумаги можно просто вынести на помойку. Но это неэкологично и небезопасно с точки зрения охраны информации. Лучше всего сдать эту бумагу на переработку. Это можно сделать самостоятельно, а можно тоже доверить профессионалам. Организованное уничтожение документов проводится в конфиденциальной обстановке.

Создание каталога

Это очень важный этап, который нельзя пропускать ни при каких условиях! Архив должен быть каталогизирован. Иначе это будет просто склад макулатуры. Все папки нумеруют и подписывают, а в каталоге делают подробную опись того, где и что находится. Каталог должен быть логичным и понятным, чтобы в случае необходимости вам было легко найти нужный файл.

Каталоги удобно делать в электронном виде в специальных программах. Но время от времени их нужно обязательно распечатывать.

Подпишитесь на нас Вконтакте, Одноклассники

81

Похожие новости
13 апреля 2017, 16:31
23 апреля 2017, 09:42
20 апреля 2017, 18:40
15 апреля 2017, 10:27
18 апреля 2017, 08:25
15 апреля 2017, 12:01

Новости партнеров
 

Новости партнеров

Популярные новости
22 апреля 2017, 21:15
21 апреля 2017, 22:30
23 апреля 2017, 04:15
21 апреля 2017, 21:15
20 апреля 2017, 16:15
22 апреля 2017, 17:30
18 апреля 2017, 23:15

Интересное на сайте
06 февраля 2010, 17:37
14 декабря 2013, 14:21
27 мая 2013, 12:16
14 декабря 2010, 12:21
12 декабря 2012, 10:37
13 апреля 2013, 10:41
21 февраля 2012, 10:22